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医療機関向けコラム

クリニックの会計が遅くなるのはなぜ?解決策を紹介

  • 【このコラムでわかること】
  • クリニックの会計が遅くなる理由
  • クリニックの会計をスムーズにする解決策
  • クリニックの会計に自動釣銭機を導入するメリット
  • クリニックの会計に自動釣銭機を導入するデメリット

クリニックの経営者様のなかには、会計の待ち時間が長く、患者様をお待たせしていることを、気にされている方も多いのではないでしょうか。
診療自体がテンポよく進んでも、これではクリニックの評判を落としてしまいかねません。

本記事では、クリニックの会計が遅くなる理由や、効果的な解決策を紹介します。
「会計をスムーズにして、患者様の満足度を向上させたい」とお考えの経営者様は、ぜひ最後までご覧ください。

クリニックの会計が遅くなる理由

そもそもクリニックの会計が遅くなるのには、どのような理由があるのでしょうか。
ここでは、一般的に考えられる2つの理由を紹介します。

診療内容によって受診料が変わるから

クリニックの会計が遅くなる理由の一つは、診療内容に応じて、受診料が変動するからです。

会計時に支払う受診料は、その日の診療内容によって異なります
診療内容は、医師が患者様の症状や通院状況を確認したうえで判断するので、診察前にはわかりません。

特に急性期疾患の患者様が多い、小児科や耳鼻咽喉科では、毎回診療内容が変わる場合があり、料金はその都度計算しなければなりません。
一人ひとり料金を計算しているぶん時間がかかるため、結果的にクリニックの会計は遅くなってしまうのです。

特定の時間帯は混雑するから

特定の時間帯に混雑する点も、クリニックの会計が遅くなる要因です。
同じ時間帯に多くの患者様が訪れると、どうしても会計に待ち時間が生じます。

たとえば、仕事や学校の終わる夕方以降は、多くのクリニックが混雑します
反対に、通院患者が少ない平日の午前中などの時間であれば、比較的短い時間で診療と会計を済ませることが可能です。

また、土曜日・日曜日が休診のクリニックでは、そのあいだに体調を崩した患者様が集中する、月曜日に混雑する傾向があります。

クリニックの会計をスムーズにする解決策

どうしても長くなりがちなクリニックの待ち時間ですが、工夫次第で短縮できる可能性があります。
ここからは、クリニックの会計をスムーズにする解決策を紹介します。

医療秘書を雇う

クリニックの会計をスムーズに進めるには、医療秘書を雇うのも一案です。

医療秘書とは、医師や看護師のサポートを担当する職業です。
診療中に医療秘書が、医師の代わりに診療内容を入力していけば、そのぶんトータルの診療時間も短縮でき、会計までの流れもスムーズになります。

自動釣銭機を導入する

自動釣銭機の導入も、すぐに効果が期待できる方法です。
現金を投入すれば、自動でお釣りが出るので、手動で計算してお釣りを数える必要がなく、大幅な時間短縮につながります

患者様自身に自動釣銭機を利用してもらうことで、会計の待ち時間が短縮されるほか、お釣りのミスを防いだり、スタッフのリソースを確保できたりと、さまざまな利点が生まれます。

会計業務をアナログでこなしているクリニックは、ぜひ、自動釣銭機を導入してみてください。

クリニックの会計に自動釣銭機を導入するメリット

ここからは、クリニックの会計に自動釣銭機を導入する、具体的なメリットを紹介します。
あらかじめ、どのような良いことがあるのかを確認しておきましょう。

メリット①患者様の満足度向上につながる

自動釣銭機の導入は、患者様の満足度向上につながります。

会計をスタッフが担当する場合、現金の受け渡しに時間がかかると、待ち時間が長くなり、患者様の満足度低下につながりかねません。
自動釣銭機は、現金を投入するとすぐに精算されてお釣りが出てくるので、会計に要する時間が大幅に短縮されます。

会計がスムーズになれば、必然的に待ち時間が短くなり、患者様の満足度向上が期待できます

メリット②会計ミスを防止できる

金額の打ち間違いや、お釣りの数え間違いといった、会計ミスを防止できるのも、自動釣銭機を導入する大きなメリットです。

クリニックでは、数万~数十万円の高額な治療費を扱う場合があります。
金額の確認作業を人の手に頼っていると、紙幣や硬貨の数え間違いや、お釣りの金額を間違えるミスが、どうしても避けられません。

その点、自動釣銭機は紙幣や硬貨を投入すると、自動で料金を計算し、お釣りを出してくれるため、ヒューマンエラーによる会計ミスを防ぐことができます

下記の記事で、クリニックの会計ミスが起きる原因について解説しています。あわせて参考にしてください。

メリット③感染症対策になる

自動釣銭機を導入すれば、患者様とスタッフのあいだで現金を直接やり取りしなくなるので、感染症対策にもなります

現金は多くの人の手に触れるものなので、手渡しでのやり取りは極力避けたいところです。
衛生には細心の注意を払いたいクリニックという場所だからこそ、感染症対策を強化することで、患者様に安心感を与えられます。

メリット④外国人の患者様にもわかりやすい

在日外国人や訪日客が、患者様としてクリニックを訪れた際も、自動釣銭機を使った会計は、スタッフとやり取りする場合と比べて、スムーズに済むはずです。

日本語が苦手な患者様の場合、うまくコミュニケーションを取れずに、会計に時間がかかってしまう可能性があります。
自動釣銭機であれば表示される画面にしたがって、直感的に操作できるため、海外からの患者様でも安心です。

また、日本語だけではなく、英語や中国語など、複数の言語に対応している自動釣銭機もあるので、外国人の患者様が多いクリニックでは、重宝するのではないでしょうか。

メリット⑤スタッフの負担を軽減できる

自動釣銭機の導入によって、これまで会計業務を担当していたスタッフの負担を軽減させることが可能で空いた時間を別の業務にあてることができ、業務改善も期待できます。

こうしてリソースの再分配が実現すれば、クリニックのオペレーションが改善され、業務の効率化や売り上げの向上につながります。

クリニックの会計に自動釣銭機を導入するデメリット

自動釣銭機の導入がもたらす変化は、残念ながら良いことばかりではありません。
クリニックの会計に自動釣銭機を導入するデメリットも、あわせて知っておきましょう。

デメリット①コストがかかる

自動釣銭機の導入には、どうしてもコストがかかってしまいます。

主に発生するコストは、製品を購入する際の初期費用と継続して発生する保守費用です。
製品によって異なりますが、一般的に初期費用は数十万~数百万円、保守費用は毎月数千~数万円かかります。

また、自動釣銭機は一度購入すれば永続的に使えるわけではありません。
自動釣銭機の耐用年数は約5年といわれており、使用できなくなったら買い替えが必要になります。

ただし、自動釣銭機の導入により、業務の効率化、残業人件費の削減で、導入前より支出がおさえられます。

デメリット②場所をとる

クリニックのカウンターに自動釣銭機を設置する際、ある程度のスペースをとってしまうのも、デメリットの一つです。
カウンターのスペースにそれほど余裕がなければ、事前に設置場所の奥行きや高さを測って、ぎりぎり搬入可能なサイズを探すほかありません。

ただし、最近は自動精釣銭機のコンパクト化が進んでおり、クリニックのカウンターにも問題なく設置できる製品があります。

下記の記事で、自動釣銭機のメリットデメリットについて解説しています。あわせて参考にしてください。
▶参考記事:自動釣銭機とは?メリット・デメリットや機器の選び方を紹介

自動釣銭機を導入してクリニックの会計をスムーズに進めよう

いかがでしたでしょうか。

クリニックの会計が遅いことは、患者様の満足度が下がりかねない、重大な課題です。
会計スピードを改善するには、医療秘書を雇ったり、自動釣銭機を導入したりと、適切な対策を講じなければなりません。

自動釣銭機を導入する際は注意点もありますが、コストや設置場所の問題さえクリアすれば、会計業務の改善に効果的です。
特にクリニックのカウンターは狭い場合が多いので、サイズ選びには慎重を期しましょう。

弊社の『Pay Cube:キュービックタイプ』は、奥行が35cmと従来の自動釣銭機と比べて約35%短く、カウンターが狭いクリニックでも導入をご検討いただけます。
ご興味のある経営者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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