POSシステムとは？導入するメリット・デメリットも紹介
- 【このコラムでわかること】
- POSシステムとは
- POSシステムの仕組みと主な機能
- POSシステムの種類
- POSシステムの導入で得られるメリット
- POSシステムの導入によって想定されるデメリット
- POSレジ・POSシステムを導入する際に押さえておきたいポイント
店舗を経営するうえでは、日々の売り上げや販売した商品などの管理を行わなければなりません。
手間をかけずに管理業務を行うためには、POSシステムや自動釣銭機の導入がおすすめです。
本記事では、POSシステムとはなにかという概要や、導入することで得られるメリット・デメリットを紹介します。
POSシステムの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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POSシステムとは
POSシステムとは、小売業には欠かせない日々の売り上げや、販売した商品のデータを一元管理するためのシステムのことです。
POSは「Point of Sale」の略で、販売時点情報管理という意味をもちます。
POSシステムと、ほとんど同義として扱われる「POSレジ」とは、POSシステムの一部としてソフトウェアのインストールが行われている端末のことです。
そのため、POSシステムの利用が可能であるスマートフォンやタブレットなども、POS端末とよばれています。
これまで一般的に使用されていた、キャッシュレジスターやメカレジなどは、商品の金額の入力や釣銭の計算などは、すべてレジの担当者が行っていました。
しかし、POSレジを使えば、商品のバーコード読み取ることで、商品名や価格など、商品情報が自動で入力されます。
それだけではなく、在庫の状況や仕入れの管理なども行えるため、販促計画にも活用できるという点も、POSシステムの特徴の1つです。
POSレジとキャッシュレジスターの違い
POSレジと似ているものの1つに、キャッシュレジスターが挙げられます。
それぞれの主な違いは、機能や役割です。
POSレジは、商品の販売や会計を行った際の販売情報を集計できるので、分析もできます。
一方でキャッシュレジスターは、主に商品の販売金額の登録や、売上金や釣銭などのお金の収納のみが行えるため、POSレジのようなデータ分析は行えません。
なお、キャッシュレジスターによっては、事前に登録したジャンル別に、どの商品がどのくらい売れたのかを分析することや、時間帯による売り上げの集計を行うこともできます。
そのため、導入費用を抑えられるキャッシュレジスターを選ぶ方も、増えてきているようです。
POSシステムの仕組みと主な機能
基本的に、POSシステムは、商品のバーコードを読み取ることで、その商品の名前や価格、そして数量といった商品情報をシステムに送信するという仕組みです。
取り扱っている商品の数が少ない店舗の場合は、アプリケーションそのものに商品を登録しておけば、バーコードをスキャンする必要もありません。
小売業で、商品をタグで管理したりポイントカードを使用したりする場合は、バーコードリーダーを活用しましょう。
ここからは、POSシステムに搭載されている6つの機能を紹介します。
機能①決済・会計
POSシステムは、基本的な会計のほかに、レシートや領収書、引換券の発行などの機能にも対応しています。
商品の割引や個別会計、複数商品のセット割など、さまざまな業種に対応できるような機能も搭載されています。
最近では軽減税率に対応しているシステムもあるため、店内飲食やテイクアウトなどの区分分けも可能です。
また、スマートフォンやタブレット型のPOSシステムの場合は、お金の入出金はキャッシュドロアを使用し、レシートや領収書の印刷は、プリンターを連動して行います。
キャッシュドロアやプリンターを、セットにして提供している業者メーカーもあるので、使いやすさや求める機能によって検討してみるとよいでしょう。
現金での会計を行った場合の、釣銭の渡し間違いを防ぐためにキャッシュドロアに代わって「自動釣銭機」を連動させることもおすすめです。
なお、決済方法にクレジットカードやキャッシュレス決済を導入する場合は、POSシステムに専用の端末を連携させる必要があります。
機能②販促支援
POSシステムには、販促支援の機能も搭載されています。
販促支援とは、SNSなどのアプリケーションと連携して、顧客それぞれに会員カードを発行し、クーポンや誕生日のメッセージなどを配布して満足度を向上させる施策のことです。
クーポンやメッセージは、事前にシリアルナンバーを登録しておけば管理しやすく、利用した回数を管理画面で確認することも可能です。
また、共通ポイントサービスとの連携や店舗独自のポイントカードを発行することもできます。
上記のサービスは、専用端末でバーコードを読み取れば、ポイントを貯めたり利用したりすることが可能です。
なお、ポイントの付与率に差を設けるために、会員ランクを設定することもおすすめです。
機能③売り上げ分析
管理機能のあるPOSシステムであれば、売り上げの分析もできます。
購入された商品名やカテゴリ、時間帯や曜日別などのように、さまざまなデータをグラフとして可視化して、分析することが可能です。
もし、店舗を複数経営しているという場合でも、それぞれの店舗に分けて分析を行えます。
POSシステムによっては、スマートフォンを使うことで、従業員でも売上をリアルタイムに確認できるため、売上向上の意識改革や当事者意識をもたせることも期待できます。
機能④在庫管理
POSシステムには、在庫管理の機能もついています。
POSシステムを活用すると、商品のバーコードを読み取って商品の棚卸し作業ができたり、複数の系列店舗同士で行われた在庫の移動履歴が把握できたりします。
また、販売した商品を自動でマイナスにカウントして、発注や検品業務などもすべて同じシステムで行うことが可能です。
このように、1つのPOSシステム内で在庫管理ができることで、帳簿や表計算ソフトを使って管理を行う必要がなくなります。
なかには、在庫がなくなるタイミングを自動で計算して、アラートを出してくれる機能を搭載しているものもあるので、ぜひ確認してみてください。
機能⑤顧客管理
POSシステムを活用すれば、顧客管理も行えます。
事前にPOSシステムに登録した顧客情報を参照すると、その顧客がこれまでに購入した商品や金額などを把握できるため、顧客の傾向に合わせた接客が可能です。
そのため美容院やエステサロン、またバーなどの、リピーターの比率が高い業態におすすめです。
機能⑥オーダリング
POSシステムには、飲食店で使えるオーダーをサポートする、オーダリング機能もつけられます。
この機能を使えば、お客様からのオーダーミスの防止や商品提供の迅速化が可能です。
たとえば、注文時はスマートフォンを使い、キッチンへの共有はキッチンに設置したプリンターで伝票を印刷、会計時にはタブレットにて総額を表示させることもできます。
また、メニューを表示させるタブレットを、お客様が利用するテーブルに置くと、お客様自身で注文を行ってくれるため、手間がかかりません。
なかには、お客様自身のスマートフォンから注文できるシステムもあるため、注文を待たせることなく注文できて、客単価の向上も期待できるでしょう。
POSレジには様々な機能があることがわかりました。
下記の記事で、自動釣銭機とPOSレジを連携させるメリットを解説しています。あわせて参考にしてください。
▶参考記事：自動釣銭機とPOSレジを連携させるメリットとは？
POSシステムの種類
ここからは、POSシステムの主な種類を紹介します。
ターミナル型
ターミナル型は、一体型ともよばれるPOSシステムで、POSレジ機能を搭載している端末に、必要な周辺機器がすべて一体化しているものを指します。
コンビニやスーパーなどでよく見るタイプで、商品の管理や自動釣銭機能、金額の表示や決済機能などが、1つの端末で使えます。
なお、システムの内容がアップデートされると、その都度最新のシステムに置き換えなければならないため、導入コストや運用コストがかかることは押さえておきましょう。
フリーレイアウト型
フリーレイアウト型は、必要となる周辺機器を選べるPOSシステムです。
POSレジ機能を搭載している端末であれば、必要な周辺機器を自由に組み合わせられるので、自由度の高いものをお求めの方におすすめです。
また、店舗のコンセプトやスペースにも合わせられるので、最適なレイアウトでPOSシステムを構築できます。
PC型
PC型は、その名のとおり、一般的なPCをPOSレジとして使用するタイプです。
一般的なPCで利用しているスケジュールやメールなどを併用できるので、勤怠管理や顧客管理も同時に行いたい場合にもおすすめです。
POSシステムで分析したデータを、本社や別の店舗に送りたいという場合にも活用できます。
ハンディ型
ハンディ型は、持ち運べるタイプのPOSシステムです。
これまで紹介してきたタイプとは異なり、手軽に持ち運べることから宅配サービスや飲食店の店内などで活用されています。
バッテリーが長持ちすることや、導入コストが比較的安価であることも、ハンディ型の魅力の1つです。
タブレット型
タブレット型は、スマートフォンやタブレットなどの端末に、アプリケーションを追加して利用するPOSシステムです。
ハンディ型のように持ち運べるタイプで、スタッフが注文を受ける際に利用できるため居酒屋などの飲食店で導入されています。
バッテリーや耐久性はハンディ型よりも劣っているものの、幅広く対応できるタブレットにPOS機能を追加できる点はメリットだといえます。
POSシステムの導入で得られるメリット
POSシステムを導入することで、得られるメリットは3つあります。
それぞれの詳細を確認していきましょう。
メリット①分析されたデータを活用できる
POSシステムを導入すると、蓄積したデータを活用して業務改善やコスト削減につなげられます。
どの商品が、いつ、どこで、どのくらい購入されたのか、という販売情報がリアルタイムで把握できるので、細かい分析が行えます。
たとえば、データをもとに、季節的にトレンドになっている商品を把握したり、売り上げがあまりよくない商品の仕入れを検討し直したりすることが可能です。
実際の現場でのデータをもとにして販売戦略が立てられることは、大きなメリットだといえるでしょう。
メリット②人為的なエラーを予防できる
POSシステムは、操作性がよいことから人為的なミスを予防できます。
従来の、手動でテンキーを打つタイプのキャッシュレジスターでは、打ち間違いや操作ミスなどが起こっていました。
一方で、バーコードのスキャンによって、自動で商品情報を読み取るPOSレジであれば、このようなミスも防げます。
メリット③顧客満足度向上につながる
POSシステムの活用は、顧客満足度の向上にもつながります。
POSシステムは、操作を行う店員のスピードや追加する決済方法などによって、お客様が実際に商品を購入するときの会計にかかる時間の短縮が可能です。
たとえば、コンビニエンスストアやスーパーマーケットなどは、会計時間の待ち具合によってお客様の購買意欲が上下します。
会計待ちに行列ができていると、商品の購入をあきらめる方も出てきて、購買意欲が低下してしまいます。
POSシステムを導入すると、お客様が希望する決済方法でスムーズに会計が行えるため、会計時間の短縮となり、顧客満足度が高まるでしょう。
POSシステムの導入によって想定されるデメリット
さまざまなメリットがあるPOSシステムには、デメリットもあります
ここでは、POSシステムを導入することで、想定される3つのデメリットを紹介します。
デメリット①導入・運用コストを準備しなければならない
POSシステムを導入することで想定される大きなデメリットには、導入コストや、運用コストがかかるということが挙げられます。
導入コストには、端末の機器代金やシステムの購入費用、そして設置費用などが含まれます。
一方、運用コストは、日々アップデートされるシステムの更新費用や、保守に必要なメンテナンス費用などです。
導入する際の費用だけではなく、運用していくなかで費用も発生するため、あらかじめ準備しておきましょう。
デメリット②インターネット環境を整備しなければならない
POSシステムは、データの管理や分析などに活用できるものの、活用するためにはインターネット環境を整備しなければならないというデメリットがあります。
インターネット環境が不安定な場合は、期待されているだけの効果が発揮されないため、注意しましょう。
インターネット環境がまだ整っていない場合は、POSレジを導入することと同時に、通信用や通信速度が十分なインターネット環境を整えましょう。
デメリット③停電した場合にシステムが使えない
POSシステムを利用するためには、電力が必要不可欠です。
そのため、停電すると、システム自体も停止してしまい、使用できないので注意しましょう。
POSレジで行う作業が多ければ多いほど、停電によって受けるダメージは大きいです。
会計時に必要となるキャッシュドロアも開けられないので、緊急用に現金を準備しておくなどの対策も必要です。
POSレジ・POSシステムを選ぶ際に押さえておきたいポイント
最後に、POSレジやPOSシステムを選ぶ際に押さえておきたい4つのポイントを紹介します。
ポイント①機能性・専門性
POSシステムにはさまざまな種類があり、業種によって必要な機能は異なります。
たとえば、小売店や飲食店には、テーブル伝票管理やオーダリング機能、また医療関連機関にはレセコンや電子カルテ連携機能などの機能が必要です。
ご自身のお店で、どのような機能が必要なのかを事前に把握しておくことが大切です。
ポイント②安定性
POSレジは「Wi-Fi接続」「有線LAN接続」のいずれの方法で接続します。
Wi-Fi接続の場合は、無線のため屋外でも使用できますが、通信速度や回線不調などが原因で会計時に時間がかかってしまうことも考えられます。
一方で、有線LAN接続の場合は有線での接続になるため、安定性が高いです。
屋外で使用する予定や持ち運ぶ必要がない場合には、有線LAN接続でPOSレジを使用することをおすすめします。
ポイント③サイズやデザイン
POSレジを選ぶ基準を事前に決めておくと、必要なPOSレジをスムーズに選べます。
POSレジのサイズは、スマートフォンやタブレットなどの薄型から、券売機のように大きなタイプまで、製品によって大きく異なります。
そのため、店内の内装に合わせてデザインを選ぶことももちろんですが、どのようなサイズを選ぶのかも大切です。
ポイント④保守・サポート体制
使用していたPOSレジが故障した場合には、修理や機器の確認をメーカーに依頼しなければなりません。
そのため、POSレジを選ぶ際には、保守やサポート体制が整っているかどうかも確認しましょう。
たとえば、サポート内容がメールのみの場合や、電話対応の受付時間が希望する時間帯と合わないことも考えられます。
メーカーによるサポート内容を確認したうえで、店舗に合ったものを選びましょう。
POSシステムの導入にかかる費用と内訳
POSシステムの導入にかかる費用は、その種類や提供会社などによって異なります。
導入時には、初期費用と月額料金がかかるケースがほとんどですが、レジの周辺機器をそろえなければならない場合は、それにともなう費用も必要です。
ここでは、ターミナル型とPC型、タブレット型の3種類を例に挙げ、導入時の費用を比較します。
以下の表には、種類ごとにかかる初期費用と月額料金、導入が向いている店舗形態をまとめました。
POSシステムを導入する際にかかる費用の目安
| 種類 | 初期費用 | 月額料金 | 導入が向いている店舗形態 |
| ターミナル型 | 数十万～数百万円程度 | 不要であることが多い | 大規模の店舗 |
| PC型 | 無料～数十万円程度 | 数千円程度 | 小規模または、中規模の店舗 |
| タブレット型 | 無料～数十万円程度 | 無料～数万円程度 | 小規模の店舗 |
ターミナル型は、レジ業務に不可欠な機能がすべて搭載されていることから、初期費用が高いのが特徴です。
PC型やタブレット型の場合は、端末を所有していれば、専用のシステムやアプリケーションをダウンロードするだけで利用できるので、初期費用は発生しません。
ただし、レジ業務に必要な周辺機器はご自身で購入しなければならないため、別途費用がかかります。
周辺機器には、Wi-Fiルーターやキャッシュドロア、レシートプリンター、バーコードスキャナーなどが挙げられます。
また、電子マネーやクレジットカード決済にも対応したい場合は、決済端末も必須です。
POSシステムは、自社の規模や予算をもとに、ニーズに合った種類を選んでくださいね。
導入費用を抑える方法
POSシステムを導入する際は、レンタル・リースを選択したり、補助金を活用したりすると、費用が抑えられますよ。
それでは、それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。
レンタル・リースで導入する
POSシステムをレンタル・リースで導入する場合は、初期費用がかからないため、導入費用を抑えられます。
レンタル・リースともに月々の料金が必要ですが、導入時には、まとまった費用を用意しなくてよいことから、すぐにシステムを使い始めることができます。
レンタルでは、短期間からでもシステムの導入が可能で、「POSシステムを試したい」という場合に最適です。
また、リースは、中長期間の利用を前提に、自社で使いたいシステムを提供会社から借りる導入方法です。
リース契約には、修理費用やメンテナンス費用が含まれていることが多く、安心して利用できるでしょう。
しかし、契約期間の途中で解約すると違約金を請求されることから、リースでPOSシステムを導入する際は、契約内容やシステムの機能をよく確かめることが大切です。
補助金を活用する
POSシステムの導入費用を抑えたい場合は、補助金を活用する方法もあります。
POSシステムを導入する際に、利用できる補助金の一例を以下にまとめました。
POSシステムの導入に利用可能な補助金
- IT導入補助金
- 小規模事業者持続化補助金
- ものづくり補助金
- 業務改善助成金
たとえば、IT導入補助金では、中小企業や小規模事業者がPOSシステムを導入する場合、最大で費用の3/4を補助してくれます。
また、補助額は、最大で350万円となっています。
ただし、申請から受給までは一か月程度かかるため、計画的に手続きすることが重要です。
これらの補助金は、利用条件が詳細に決められていますので、利用を検討する場合は、各団体の公式ホームページで情報を確認してくださいね。
POSシステムの導入の流れ
POSシステムの導入は、以下の4つのステップで進められます。
POSシステムの導入の流れ
- 業務で困っていることを明確にする
- POSシステムを複数比較・検討する
- 提供会社と契約し、実際にシステムを導入する
- スタッフに操作方法を共有する
POSシステムを導入する前には、業務での問題を整理し、改善点を可視化しておくことが不可欠です。
POSシステムを導入する目的をはっきりさせておかなければ、業務の問題を改善できるぴったりの機器を選ぶことが難しいからです。
改善点を洗い出せたら、POSシステムの導入を進めていきます。
まずは、POSシステムを複数比較・検討し、自社に最適なシステムを絞り込みます。
その際は、提供会社に見積もり作成を依頼し、価格だけではなく、提供会社と連絡が取りやすいか、導入後のサポート体制は整っているかなども確認すると安心です。
導入するPOSシステムが決まったら、提供会社と契約を結んだのち、導入作業に移ります。
ただし、機器の取り扱いに慣れていないと初期設定で失敗し、運用中にトラブルが起きるかもしれません。
初めてシステムを導入する方や、機器の取り扱いに不安がある方は、導入時の設置作業から初期設定まですべてサポートしてくれる提供会社を選びましょう。
最後は、スタッフにPOSシステムの操作方法を共有します。
スタッフが正しくシステムを使えるように、操作マニュアルを作成するほか、ご自身でも操作方法をきちんと覚えておく必要があります。
スタッフが適切にシステムを操作できるようになれば、業務の課題点を効率よく改善できるはずです。
日本コンラックスの「Pay Cube」なら多くのPOSシステムと連携可能
日本コンラックスが提供している自動釣銭機の「Pay Cube」は、種類を問わず、さまざまなPOSシステムと連携可能です。
POSシステムの導入は、業務スピードが上がるほか、操作ミスが起こりにくいなどのさまざまな利点があります。
しかし、会計時に、スタッフが金銭の受け渡しを行っている場合、POSシステムの導入だけでは、現金の数え間違いによるミスを防ぐことは難しいですよね。
そのような場合は、POSシステムに自動釣銭機を連携させるのがおすすめです。
自動釣銭機を導入すれば、釣銭の渡し間違いや違算金の発生を防げるだけではなく、金銭管理も徹底できます。
特に「Pay Cube」は、操作が簡単で、電子マネーやクレジットカードなど、さまざまな決済方法に対応しているため、セルフレジ化してレジの回転率を上げたい場合に最適です。
内部に保管可能なお釣り用の硬貨や紙幣の枚数が多いので、補充や回収作業を頻繁に行う必要もありません。
より正確でスピーディーな会計処理を求めている場合は、「Pay Cube」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
POSシステムとは販売した商品の売り上げ管理が行えるシステムのこと
いかがでしょうか？
POSシステムとは、小売業を行ううえでは欠かせないシステムのことです。
販売する商品の会計処理だけではなく、売上管理や顧客管理なども行える非常に便利なシステムです。
主なメリットには、蓄積したデータを分析して販売戦略が立てられることや、人為的なミスを防げることが挙げられます。
一方で、導入時や運用中にコストがかかったり、停電中はシステムが使えなくなったりするデメリットには、注意しましょう。
会計業務向上のための自動釣銭機なら「Pay Cube」をご検討ください。
幅広いタイプのPOSレジに接続でき、さまざまな業態に導入した実績があるため、ご興味のある方はお気軽にご相談ください。
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